Audyt faktur kosztowych
Działalność w branży budowlanej i produkcyjnej, generuje niewiarygodnie duże ilości faktur kosztowych związanych z zakupem sprzętu, usług i najróżniejszych drobnych materiałów. Z pozoru niewielkie kwoty, po zsumowaniu bez problemu w skali roku idą w kwoty milionowe. Faktury, których wartość nie przekracza kilkuset złotych, najczęściej nie wzbudzają większego zainteresowania, a w firmie nie ma osób, które byłyby zainteresowane poświęceniem czasu na szukanie oszczędności w kosztach o niedużej skali, lub delegowaniem takiego zadania.
Sprawdza się tutaj reguła, która wskazuje na to, że im większa organizacja, tym większa szansa na to, że pieniądze uciekają tam, gdzie niewielkim nakładem pracy można ich sporo zaoszczędzić. W małych firmach, gdzie każda faktura przechodzi przez ręce właściciela, pytania o zasadność wydatków zdarzają się znacznie częściej, niż w spółkach o korporacyjnym ładzie zarządzanych przez wieloosobowe zarządy. Pracownicy przyzwyczajeni to tego, że generowane przez nich wydatki nie są poddawane analizie, też z czasem przestają przywiązywać uwagę do tego czy zakupy określonych zasobów można zoptymalizować i wybierają drogę, która jest dla nich najwygodniejsza.
Analiza kosztów związanych z wydatkami sprzętowymi i materiałowymi wymaga dość szczególnego doświadczenia i wiedzy. Nie doświadczenia księgowego, a umiejętność wychwycenia w gąszczu faktury pozycji, które wzbudzają wątpliwości, lub powtarzających się schematów, które można grupować i podjąć próbę ich konsolidacji.
Grzechy pracowników
Wartość firmowych pieniędzy dla pracowników jest bardzo abstrakcyjna i często niematerialna. Zaryzykuję, że przelicznik wynosi spokojnie 10:1. Prywatne 50zł to jest dokładnie i bez żadnych wątpliwości 50zł, nie ma o czym dyskutować, ale czy firmowe 500zł w zaliczce to faktycznie 500zł? Czy raczej wirtualny token o wartości „500zł do dyspozycji”? Przez ostatnie lata miałem do czynienia z masą sytuacji w których, prywatnie byłem proszony o radę i opinię w kwestii jakiegoś zakupu. Często temat ciągnął się tygodniami, bo w grę wchodziło wydanie 50zł mniej lub więcej, a w między czasie trafiały do mnie faktury „wygenerowane” przez te same osoby, z nieznanymi przez nie wartościami, bo dane usługi lub zakupy zostały dokonane bez jakichkolwiek ustaleń. Oczywiście takie działania, powinny wiązać się z określonymi konsekwencjami, ale to są już aspekty związane z kulturą organizacyjną i wymagają całkowicie osobnego omówienia.
Najczęstszym grzechem pracowników dysponujących firmowymi pieniędzmi jakie obserwuje, jest nie pytanie „ile to kosztuje”? Prywatnie, każdy kto zostawia swoje auto w warsztacie samochodowym, zadaje pytanie, jaki będzie koszt? Awaria samochodu służbowego? Auto często trafia do warsztatu i jeżeli wszystko jest ok, to warsztat ustala zakres i koszty usługi z osobą do której dostał kontakt. W innym przypadku do firmy trafia faktura, z którą jedyne co możemy zrobić to ją zapłacić. Przykładów nie ustalania ceny, można znaleźć bardzo wiele, przewody hydrauliczne, tonery do drukarek, ryzy papieru, farby dla geodetów, chudy beton itd. Zazwyczaj, proste pytanie do handlowca pt. „Czy możemy zapłacić za ten towar mniej?” daje nam szybkie 5% obniżki ceny.
Często nasi pracownicy, bronią swoich decyzji wydatkowych argumentem „taniej się nie da”. Spróbujcie zaproponować im 30% z tego co uda im się uzyskać, wtedy nawet ceny hurtowe Orlenu na paliwo mogą okazać się elastyczne. Wiem, sprawdziłem :).
Wiele kosztów można również obniżyć, centralizując dostawy dla budów. Jeżeli mamy kilka lokalizacji w których inżynierowie zamawiają podobne materiały u różnych dostawców, to warto wybrać jednego, u którego zwiększymy skalę zakupów a obniżymy cenę. Zaraz znajdzie się ktoś, kto podniesie problem logistyki takiego rozwiązania, ale to nie prawda. W dobie tak modnego dropshiplingu, i tego jak sprawnie działają firmy kurierskie, logistyka zazwyczaj ogranicza się do wysłania jednego emaila.
Grzechy handlowców
Dobry handlowiec, robi co do niego należy, czyli zarabia pieniądze. Wyczuwa klienta, kusi, manipuluje, dopasowuje techniki sprzedaży do odbiorcy. Nie ma ich wielu, ale są w branży handlowej prawdziwi artyści. Potrafią klienta uzależnić, „uwygodnić”, a nawet skorumpować.
Potrafią także doskonale wyczuć, kiedy klient przestaje ich sprawdzać i zacząć z tego korzystać dla zwiększenia swojej prowizji. Nagle może się okazać, że nasze ciężko wypracowane rabaty handlowe, są osiągalne dla każdego Kowalskiego z ulicy… W dobie dzisiejszego internetu, łatwo zweryfikować ile co powinno kosztować, ale nie w każdej organizacji się z tego korzysta. Jeżeli wynika to z określonych układów i zależności, to w porządku, tak czasami jest. Ale jeżeli wynika to z braków organizacyjnych, to należy mówić o „przepalonych” środkach.
Otwarty rynek UE
Jestem oczywiście za tym, żeby wspierać lokalne firmy, a tam gdzie to tylko możliwe, kupować produkty rodzimej produkcji. Jednak w przypadku wielu produktów, ich ceny na naszym rynku potrafią być znacznie wyższe, niż w kraju producenta, lub u zagranicznego dystrybutora, który działa na znacznie większa skalę, niż ten lokalny. Szczególnie w branży części do maszyn budowlanych i przemysłowych, zdarza się, że wysłanie kilku zapytań do Niemiec, Francji czy Włoch, może nam oszczędzić dobre 10-30%. Często obawiamy się bezpieczeństwa takich transakcji, lub bariery komunikacyjnej, ale niesłusznie. Praktyka pokazuje, że tak, jak weryfikujemy lokalnych kontrahentów, tak samo udaje się zweryfikować i wyczuć tych zagranicznych. Odpukać, jeszcze się nie zdarzyło, żebym został oszukany i nie dostał zamówionego towaru. Po prostu warto korzystać z tego na jak bardzo otwartym rynku działamy.
Jak działam?
Na pewno muszę poznać charakter Twojej działalności, porozmawiać o oczekiwaniach i kwestiach, które wzbudzają Twoje wątpliwości. Kolejny etap pracy to przeglądanie faktury kosztowych, jedna po drugiej i szukanie pozycji, które wzbudzą moje zainteresowanie. Swoje zainteresowanie zaspokajam w pierwszej kolejności kontaktując się anonimowo z Twoim kontrahentem i sprawdzając czy jako osoba anonimowa dostanę lepszą ofertę. Jeżeli nie, to dalszej kolejności weryfikuję ją na wolnym rynku. Dla każdej skontrolowanej faktury/pozycji tworzę stosowną notatkę, będącą elementem dokumentu zbiorczego, na którym możemy wspólnie pracować. Oczywiście na każdym kroku działam z poszanowaniem tajemnicy handlowej, zasad dobrej współpracy i dużą dozą zdrowego rozsądku.
Efekty mojej pracy mogą być tylko dwa. Jeden to pieniądze a drugi to poświadczenie wysokiej efektywności Twojej organizacji. Zapraszam do współpracy.