Аудит рахунків-фактур
Діяльність у будівельній та виробничій галузі генерує неймовірно велику кількість рахунків-фактур, пов’язаних із закупівлею обладнання, послуг та різноманітних дрібних матеріалів. Здавалося б, невеликі суми, якщо їх скласти, легко переростають у мільйони на рік. Рахунки на суму не більше кількох сотень злотих найчастіше мало кого цікавлять, а в компанії немає людей, які були б зацікавлені в тому, щоб витрачати час на пошук економії у витратах невеликого масштабу, або в тому, щоб делегувати таке завдання.
Емпіричне правило, яке тут діє, полягає в тому, що чим більша організація, тим більша ймовірність того, що гроші розтікаються там, де їх можна заощадити, не докладаючи особливих зусиль. У невеликих компаніях, де кожен рахунок проходить через руки власника, питання щодо обґрунтованості витрат виникають набагато частіше, ніж у компаніях, де корпоративне управління здійснюється радами директорів, що складаються з кількох членів. Працівники, які звикли до того, що витрати, які вони генерують, не аналізуються, з часом також перестають звертати увагу на те, чи можна оптимізувати закупівлю певних ресурсів, і обирають той шлях, який є найбільш зручним для них.
Аналіз витрат, пов’язаних з обладнанням та матеріальними витратами, вимагає досить специфічного досвіду та знань. Не досвід бухгалтера, а здатність виявляти сумнівні позиції або повторювані шаблони в безлічі рахунків-фактур, які можна згрупувати разом і спробувати консолідувати їх.
Гріхи працівників
Цінність грошей компанії для працівників дуже абстрактна і часто нематеріальна. Я б наважився сказати, що коефіцієнт конверсії спокійно становить 10:1. Приватні 50 фунтів – це точно і безсумнівно 50 фунтів, тут немає чого обговорювати, але чи є 500 фунтів авансу від компанії насправді 500 фунтів? Чи радше віртуальний токен зі значенням “500 фунтів стерлінгів у вашому розпорядженні”? За останні кілька років я зіткнувся з масою ситуацій, коли в приватному порядку до мене зверталися за порадою і думкою щодо тієї чи іншої покупки. Часто ця тема тягнулася тижнями, бо йшлося про витрати на 50 фунтів менше чи більше, а тим часом я отримував рахунки, “згенеровані” тими самими людьми, з невідомою їм вартістю, бо послуги чи покупки, про які йшлося, були зроблені без жодної домовленості. Звичайно, такі дії повинні мати певні наслідки, але це вже аспекти, пов’язані з організаційною культурою і потребують окремої розмови.
Найпоширеніший гріх працівників, які користуються грошима компанії, за його спостереженнями, – не запитати “скільки це коштує”? У приватному житті кожен, хто залишає свою машину в гаражі, задається питанням, скільки це буде коштувати? Поломка службового автомобіля? Найчастіше машина їде на СТО, і якщо все гаразд, майстерня узгоджує обсяг і вартість послуг з людиною, з якою вона зв’язалася, а якщо ні, то приходить рахунок. В іншому випадку на адресу компанії надходить рахунок, і все, що ми можемо зробити, це оплатити його. Прикладів, коли ціна не фіксується, можна знайти безліч: сантехнічні шланги, тонер для принтерів, паперові ризики, фарби для геодезистів, худий бетон і так далі. Зазвичай, просте запитання до продавця звучить так. “Чи можемо ми заплатити менше за цей товар?”, дає нам швидке зниження ціни на 5%.
Часто наші співробітники захищають свої рішення щодо витрат аргументом “це не може бути дешевше”. Спробуйте запропонувати їм 30% від того, що їм вдається отримати, тоді навіть оптові ціни на паливо Орлен можуть виявитися гнучкими. Я знаю, я перевіряв :).
Багато витрат також можна зменшити за рахунок централізованої доставки на будівельні майданчики. Якщо у вас є кілька локацій, де інженери замовляють схожі матеріали у різних постачальників, варто обрати одну, де ви збільшите масштаб закупівель і знизите ціну. Одразу ж знайдеться хтось, хто підніме проблему логістики такого рішення, але це не так. В епоху модного дропшиппінгу та ефективної роботи кур’єрських компаній логістика зазвичай обмежується відправленням одного електронного листа.
Гріхи трейдерів
Хороший продавець, робить те, що повинен робити, тобто заробляє гроші. Він відчуває клієнта, спокушає, маніпулює та адаптує методи продажу до одержувача. Їх не так багато, але в роздрібній торгівлі є справжні митці. Вони здатні зробити клієнта залежним, “піддатливим” і навіть корумпованим.
Вони також чудово відчувають, коли клієнт перестає їх перевіряти, і починають користуватися цим, щоб збільшити свою комісію. Раптом виявиться, що наші важко зароблені торгові знижки доступні кожному ковалю на вулиці… В епоху Інтернету легко перевірити, скільки щось має коштувати, але не кожна організація цим користується. Якщо це пов’язано з певними домовленостями та залежностями, це нормально, іноді так і буває. Але якщо це пов’язано з організаційними недоліками, тоді слід говорити про “спалені” ресурси.
Відкритий ринок ЄС
Я, звичайно, за те, щоб підтримувати місцеві компанії і, де це можливо, купувати продукцію вітчизняного виробництва. Однак на багато товарів ціни на нашому ринку можуть бути значно вищими, ніж у країні виробника, або в іноземного дистриб’ютора, який працює в значно більших масштабах, ніж місцевий. Зокрема, в бізнесі будівельних та промислових запчастин буває так, що надсилання кількох запитів до Німеччини, Франції чи Італії може заощадити нам 10-30%. Ми часто боїмося безпеки таких транзакцій або комунікаційного бар’єру, але помилково. Практика показує, що так само, як ми перевіряємо місцевих підрядників, нам вдається перевіряти і відчувати іноземних. Постукайте по дереву, ще не було такого, щоб мене обманули і я не отримав замовлений товар. Варто просто скористатися перевагами відкритого ринку, на якому ми працюємо.
Як мені діяти?
Мені, безумовно, потрібно дізнатися про характер вашого бізнесу, поговорити про очікування та питання, які викликають у вас занепокоєння. Наступний етап роботи – переглядати рахунки-фактури, один за одним, і шукати пункти, які викликають у мене зацікавленість. Я задовольняю свій інтерес в першу чергу, зв’язавшись з вашим підрядником анонімно і подивившись, чи отримаю я кращу пропозицію як анонімна особа. Якщо ні, то далі перевіряю на відкритому ринку. Я створюю відповідну примітку для кожного інвойсу/позиції, що перевіряється, яка є частиною підсумкового документа, над яким ми можемо працювати разом. Звичайно, на кожному кроці я дію з повагою до комерційної таємниці, принципів доброї співпраці та великої дози здорового глузду.
Ефектів від моєї роботи може бути тільки два. Одна з них – це гроші, а інша – сертифікат високої ефективності вашої організації. Запрошую вас до співпраці.